Niszczenie i przechowywanie dokumentów to obowiązki, które każda warszawska firma musi realizować. Pytanie tylko, czy robi to skutecznie i bez przepłacania. Sprawdź, dlaczego outsourcing tych procesów to decyzja, która zwraca się szybciej, niż myślisz i komu zlecić to zadanie.
Dlaczego outsourcing niszczenia dokumentów się opłaca?
Niszczenie dokumentów to obowiązek, którego żadna firma nie może zignorować. Polskie przepisy oraz RODO jasno określają, że dane osobowe i poufne informacje biznesowe muszą być trwale i nieodwracalnie niszczone po upływie wymaganego okresu przechowywania. Problem w tym, że wykonywanie tego w ramach wewnętrznych procesów w firmie jest znacznie trudniejsze i droższe, niż się wydaje.
Biurowa niszczarka nie wystarczy. Prawidłowe zniszczenie dokumentów wymaga sprzętu przemysłowego, odpowiednich procedur i dokumentacji potwierdzającej cały proces. Do tego dochodzi czas pracowników, serwis urządzeń i konieczność prowadzenia dokumentacji potwierdzającej zniszczenie. Firma, która próbuje zrealizować to samodzielnie, płaci więcej niż myśli i często nadal robi to nieprawidłowo.
Dlatego coraz więcej firm z Warszawy i okolic decyduje się na outsourcing tego procesu i wybiera Ekoakta. To wybór podyktowany prostym rachunkiem: zamiast inwestować we własny sprzęt i procedury, oddają ten obowiązek w ręce specjalistów, którzy zajmują się tym zawodowo.
Ekoakta odbiera dokumenty bezpośrednio z siedziby klienta, niszczy je w chronionych warunkach i wystawia certyfikat potwierdzający prawidłowość całego procesu. Firma zlecająca zyskuje pewność prawną i spokój operacyjny bez angażowania własnych zasobów. Na stronie ekoakta.pl zajdziesz szczegóły tego wygodnego rozwiązania.
Czy warto zlecić przechowywanie dokumentów?
Powierzchnia biurowa w Warszawie to jeden z najwyższych kosztów prowadzenia działalności. Przeznaczanie jej na regały z segregatorami to luksus, na który coraz trudniej sobie pozwolić. Do tego dochodzi konieczność zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji, zabezpieczenia przed wilgocią, pożarem i nieuprawnionym dostępem oraz stałego monitorowania, kto i kiedy sięga po dokumenty zawierające dane osobowe.
Właściciele warszawskich firm, którzy myślą o swojej konkurencyjności i sprawnym rozwoju, coraz częściej wybierają inne rozwiązanie. Zlecają przechowywanie dokumentów Ekoakta i odzyskują przestrzeń, czas i spokój.
Obiekty tej firmy spełniają rygorystyczne normy ochrony danych, dostęp do akt jest ściśle kontrolowany i rejestrowany, a klient w każdej chwili może uzyskać dostęp do wskazanego dokumentu. Cały ciężar odpowiedzialności operacyjnej i prawnej przejmuje na siebie Ekoakta.
Firma kompleksowo oferuje także inne usługi: digitalizację dokumentów, tworzenie e-teczek pracowniczych, przeprowadzki archiwów, czy odzyskiwanie zniszczonych dokumentów.
Chcesz odzyskać kontrolę nad dokumentacją swojej firmy i przestać przepłacać za jej przechowywanie? Skontaktuj się z Ekoakta i sprawdź, co może dla Ciebie zrobić.
Artykuł sponsorowany
1
7